Le scénario qu'on connaît tous
Vous achetez un nom de domaine à 80€ pour un client. Vous payez un déplacement TGV 145€ pour aller le voir. Vous prenez un abonnement Figma à 45€/mois parce qu'il vous demande de produire des maquettes pour son équipe.
Trois mois plus tard, vous oubliez la moitié, et vous facturez juste votre TJM. Vous venez de perdre 350€ que votre client était tout à fait OK pour rembourser.
Le principe de la refacturation
Une refacturation, c'est l'inverse d'une dépense pro classique :
- Dépense pro classique : vous payez X€, c'est une charge déductible. Point.
- Refacturation : vous avancez X€ pour le compte du client, vous lui facturez X€ (ou X€ + marge), et c'est lui qui assume la dépense réelle.
L'enjeu : garder la trace de chaque ligne, pouvoir prouver l'achat (facture du fournisseur), et l'aligner avec votre facture émise au client.
Les trois types de refacturation
1. Achats one-shot (matériel, déplacements)
Le cas le plus courant. Vous achetez quelque chose pour le client, vous lui refacturez à l'identique (ou avec une marge de 10-15 % pour couvrir votre temps de gestion).
Exemple : 2 billets TGV Paris-Lyon = 290€. Vous refacturez 290€ HT (+TVA si vous y êtes assujetti).
2. Abonnements récurrents (SaaS pour le client)
Plus piégeux. Vous payez un abonnement à 45€/mois pendant la mission. Question : vous refacturez chaque mois ou en bloc à la fin ?
La règle pratique : tant que la mission dure, refacturez mensuellement (votre client préfère étaler). À la fin de mission, si la dépense devient inutile, vous résiliez et l'écart restant est facturé en bloc.
3. Prestations sous-traitées (designer, dev, traducteur)
Le cas le plus délicat. Si vous sous-traitez 3 jours à un freelance pour 1 500€, vous refacturez au client avec une marge (votre rôle = gestion de projet + risque qualité). La marge habituelle : 20-30 % au-dessus du coût.
Le piège des dépenses "à la limite"
Question piège : vous prenez un Uber à 18€ pour aller chez le client. Vous refacturez ?
Réponse honnête : non. C'est inclus dans votre TJM. La règle qui marche : refacturez ce qui dépasse votre fonctionnement normal. Un Uber ponctuel = fonctionnement normal. Un AR Paris-Berlin = pas votre fonctionnement normal.
Sinon vous passez votre vie à compter des 18€ et votre client se sent nickelé.
Comment ne plus oublier de lignes
Le système qui marche :
- Au moment de l'achat, créez immédiatement une entrée "refacturation" liée au client et à la mission concernée.
- Chaque fin de mois, exportez la liste des refacturations en cours pour ce client.
- À la facturation, listez chaque ligne dans la facture émise (pas un montant agrégé — votre client veut voir le détail).
- Au paiement, marquez la refacturation comme "matchée" avec la facture émise.
Sans ce système : vous oubliez. Avec ce système : zéro ligne ne passe à la trappe.
La question fiscale (France)
Les refacturations sont assujetties à la TVA si vous l'êtes (la TVA s'applique à la refacturation comme à la prestation principale). Et elles entrent dans votre CA — donc attention si vous êtes en Micro et proche du plafond.
Petit calcul : si vous refacturez 8 000€ de billets de train cette année, ces 8 000€ comptent dans votre 77 700€ plafond Micro. Vous pouvez basculer en franchise hors plafond plus vite que prévu.
L'outil qui change la donne
Freelance Budget tracke les refacturations comme une catégorie à part (RebillingEntry par mois), liée à un client et optionnellement à une dépense source. Vous voyez en permanence ce que vous devez refacturer, et le moteur sait que ces lignes vont rentrer en cash dans X jours selon les conditions de paiement du client.
Résultat : plus de "merde, j'ai oublié de lui refacturer le domaine".